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会议接待操作手册
来源:张家界会议展览公司 作者:本站 时间:08-05-15 07:56:27

刘律师 二肖中特 www.1y0pa.cn 会议接待操作手册

一、会务运筹期――会场的选定与布置
1.1会场选择标准

A、交通区位

可选择交通方便之处,方便与会者和举办方进出;也可专门选择深山僻静之所,

另配以温泉、溪水、绿色、花香等等自然风情,自然也能恰到好处

【具体要根据举办方要达成的目的来侧重安排】

B、知名度

知名度可以凸显主办方的热忱以及实力

知名度的表现形式不仅仅是高档,别致、高雅也能起到好的效果
C、规模

具备同时开会、住宿、就餐的条件

D、色调

会场的选择与布置应同时考虑会场色调对来宾心理、情绪的影响,一般不要选择全是白色或者红色的会场,在那个环境里呆长了会使人烦躁,一般以蓝色何浅灰色为主。

E、舒适度

会场要求整体环境舒适,温度适宜,不压抑,无噪音,光线充足,能满足预期人员的座席。

F、设施条件

音响效果良好,具有数码投影仪与幕布,白板,立式讲台,饮水机,产品展示柜等。

G、卫生间位置

卫生间不能离会场太远,不然会给来宾造成诸多不便。

H、就餐要求

就餐环境清洁卫生,能满足参会人员同时用餐的需求,每张餐桌是有餐桌号,便于分组后确认。就餐按当地标准适当安排,原则是中、晚餐按10人台计算,晕素搭配每桌不超过十个菜,主食以当地习惯搭配,上菜速度要合理,不能过长;早餐最好是自助餐;酒水以啤酒或低度酒为主,高度酒容易喝醉。

1.2会场布置

为了增加会场内的气氛,条幅、海报、招帖是必不可少的。

A、导引牌

从一进会场开始首先要有导引牌,另外主题导引牌、会务组导引牌、会场导引牌、会场至卫生间的导引牌、饮水区导引牌、吸烟区导引牌等。

B、条幅

会场门前空旷而且允许挂条幅可挂上一条欢迎主题的条幅,为吸引眼球、突出主题,可编排有时尚味道的字眼,如“品牌缔造价值、实力致胜未来——**公司经销商赢销会”。

C、招贴

“禁止吸烟”,“请将手机关闭或调至无声”,“会场内请勿打电话和走动”等警示语分别贴在会场明显处。

二、会务筹备期――为会议召开准备资料和审核课程
2.1会议物资的准备

2.1.1会议资料的准备

A、来宾资料袋内容(以一个连锁公司为例):

会议手册,招商书,招商手册,产品彩页,运营手册大纲,专卖店首批配置表,联系人名片,笔记本,笔,代表证

B、会务组资料内容:

接站一览表,来宾登记表,住宿登记表,用餐分组表,订票登记表,会务组成员通讯录(人手一份),列车及航班时刻表;

2.1.2会议物资的准备:根据会议不同规模设定内容

A、常用物资

电脑,打印机,打印纸,微波炉,饮用水,饮水机,一次性水杯,照相机、摄像机或小型DV,胶卷,电池,备用插座,便签纸,裁纸刀,剪刀,胶带纸(宽窄均备),双面胶,回形针,大头针,胶水,白板笔,戒烟标志、公司放大的标识、以及各种通知条;

B、产品样品,常用药品(感冒、发烧、消炎、肠胃药品等)及员工值班食物(如牛奶、饼干,因为员工极有可能吃不上饭)

2.2人员分组与协调

2.2.1分组的原则

分工和协调次序明白,首先是分工,完成自己份内的工作任务,其次是配合其他组的需要。在自己本职工作做完或不忙的情况下应主动配合别的部门工作

2.2.2分组的设置

A、总指挥

一般有公司老总或者副总担任,主要是会议前期的组织、后期服务和总协调;

B、副总指挥:

这个岗位是最重要的,是执行总指挥,负责左右细节的安排和处理,同时注重会议议程科目和时间安排,突发事件处理;

C、会务组组长

要求心态平和,熟悉各个环节的操作情况。负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理、各个成员的分组、突发事件的处理和协调

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